Best Practice 2020

work4safety App

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Ausgangslage und Ziel:

Tempo-Team Personaldienstleistungen GmbH ist ein großes Zeitarbeitsunternehmen mit Hauptsitz in Offenbach und Niederlassungen in ganz Deutschland. Bis 2018 war die Dokumentation einer Begehungen gemäß ASiG umständlich, fehleranfällig und häufig nicht detailliert genug. Sie erfolgte schriftlich (Fragebogen, Klemmbrett), die Ergebnisse wurden daraufhin in Excel-Dateien übertragen und im Unternehmensnetz geteilt.
Die Übermittlung der Daten in Excel bedeutete zusätzlichen Aufwand und einen weiteren Risikofaktor, Übertragungsfehler konnten nicht ausgeschlossen werden.
Zielsetzung war die Entwicklung einer technischen Applikation zur strukturierten Steuerung der Gefährdungsbeurteilung und deren Ergebnisse (Risikoanalyse, Wiederholungsbegehungen etc.).

Aktivitäten:

Die Abteilungen IT, IMS und Marketing konzipierten und entwickelten in einem gemeinsamen Großprojekt eine digitale Lösung zur Dokumentation und zur Steuerung von Begehungen gemäß ASiG.

Die Herausforderung war vor allem der feine Balanceakt zwischen der Einhaltung aller vorgegebenen Richtlinien und einer benutzerfreundlichen usability.

Eine native App unterstützt die Dokumentation der Begehung in time vor Ort unter Einsatz von Video, Foto, Voice. Der Vorteil: eine direkte Umwandlung von Voice in Text ermöglicht eine unkomplizierte Anwendung. Die Begehungen vor Ort sind geführt durch ein Survey-Konzept und können für jeden Arbeitsplatz individualisiert werden. Im Hintergrund befindet sich eine zentrale Datenbank mit einem Browser Frontend für alle User mit Zugriff auf die Begehungsdokumentationen. Das ermöglicht eine zentrale Verwaltung und Steuerung von Usern, Berechtigungen/Benutzerrollen, Katalogen und Surveys.

Es handelt sich um hierbei um ein mandantenfähiges Konzept. Die App kann somit ebenfalls für andere Unternehmen nutzbar gemacht werden.

Ergebnisse:

Seit April 2018 werden Gefährdungsbeurteilungen von Tempo-Team ausschließlich über die work4safety dokumentiert. Gleich nach der Einführung ist eine hohe User-Akzeptanz zu verzeichnen.

Themen wie Arbeitsplatzbegehung und Arbeitsplatzsicherheit werden durch den Einsatz moderner Medien deutlich positiver wahrgenommen. Die Aufwandsreduzierung trägt ebenfalls zu einer gesteigerten Akzeptanz, aber auch einer erhöhten Aufmerksamkeit innerhalb der Prozess-Schritte bei. Ein weiterer Pluspunkt ist die steigende Transparenz innerhalb des Unternehmens. 

Die Zielsetzung einer strukturierten Steuerung der Gefährdungsbeurteilung und deren Ergebnisse konnte durch die work4safety App erreicht werden.

Besonderheit:

Das Unternehmen hat ein wichtiges, jedoch in der Praxis oft vernachlässigtes Thema, durch den Einsatz neuer technischer Möglichkeiten, auf einen modernen Stand gebracht. Die work4safety App vermeidet Redundanzen. Durch den Einsatz einer Technologie, die in anderen Bereichen längst Standard ist, optimieren optimiert das Unternehmen Prozesse und motiviert Beschäftigte. Die App ist flexibel und skalierbar für jedes Unternehmen.

Sie haben Anregungen, Fragen oder Kommentare zu den vorgestellten Projekten? Dann kontaktieren Sie uns gerne.